1. PROPÓSITO.

La siguiente es la Política de Tratamiento de Datos Personales que será aplicada por L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.   respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias.

 

2. RESPONSABLE.

Razón Social: L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. NIT 800.075.741-3

 

Dirección: CL 10 No. 30-210, Int. 613

Ciudad: MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA

Correo Electrónico: contacto@leuw-cia.com

Página web: www.leuw-cia.com

Teléfono: (+57)-316-478-4782

Área Encargada: Gerencia General.

 

3. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política entrará en vigencia a partir de su expedición.

 

4. DEFINICIONES.

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

4.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e Informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

4.2 Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la Información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

4.3 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

4.4 Dato personal: Cualquier Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

4.5 Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o en la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna, Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;

4.6 Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;

4.7 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la Intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como loa datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;

4.8 Encargado del. Tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

4.9 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

4.10 Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento;

4.11 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de datos personales en L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.  se regirá por los siguientes principios:

5.1 Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos obedece a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular mediante la comunicación de este documento;

5.2 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; por lo tanto el tratamiento de datos personales en las bases de datos que L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.   administra sólo contendrán los titulares y su información, siempre y cuando éstos hayan sido previamente contactados y hayan autorizado; excepto los datos que hayan sido recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, en cuyo caso se aplicará lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 de dicho Decreto Reglamentario.

5.3 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

5.4 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.   en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

5.5 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

5.6 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.  se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5.7 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

 

6. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

En ejercicio de su objeto social, L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. a través de los colaboradores que hacen parte de la Gerencia, o a través de contratistas o mandatarios encargados de ello, realiza el tratamiento de datos personales de: empleados y sus familiares, clientes, contratistas y subcontratistas, empleados de sus contratistas y subcontratistas, proveedores, cualquiera de ellos sean activos o inactivos, participantes de los procesos de selección de personal. El tratamiento de los datos personales podrá incluir la transmisión o transferencia de cierta información personal a sus sucursales nacionales o extranjeras, si existieren, a sus socios, en el marco de acuerdos de colaboración empresarial, a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, a clientes, durante y con ocasión de la ejecución de los contratos suscritos con ellos, o para soportar procesos de auditoría interna o externa.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.   se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia o transmisión (según corresponda), en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

6.1 Tratamiento de datos personales de empleados (activos o inactivos): Se realiza para cumplir con:

- Las obligaciones laborales a cargo de L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. tales como: pagos de nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales;

- Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas porel Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado;

- Las obligaciones contractuales contraídas con los clientes con ocasión de la ejecución de proyectos;

- Las condiciones o exigencias de los concursos públicos y privados, licitaciones públicas y privadas, manifestaciones de interés públicas o privadas, precalificaciones públicas o privadas, presentación de propuestas, y en general, a la inscripción o participación en cualquier proceso de selección de contratación público o privado.

6.2 Tratamiento de datos personales de familiares de empleados (activos o inactivos): Se realiza para cumplir con:

- Las obligaciones nacidas con ocasión de la afiliación a la caja de compensación familiar;

- Cotizaciones al sistema general de seguridad social integral;

- Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas porel Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado;

6.3 Tratamiento de datos personales de Contratistas, Subcontratistas y Proveedores. Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. tales como pago de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley, por obligaciones contractuales en proyectos o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

6.4 Tratamiento de datos personales de empleados de Contratistas, Subcontratistas y Proveedores. Se realiza para permitir que L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. cumpla con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como: asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas porel Titular de la información o por sus legitimarios.

6.5 Tratamiento de datos personales de Clientes: El Tratamiento de datos personales de Clientes. Tiene el propósito de que L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley, por contratos o por políticas internas tiene la obligación de realizar, sistema de calidad, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

6.6 Tratamiento de datos personales de los participantes de los procesos de selección de personal. Tiene el propósito de que L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. pueda cumplir con el proceso de selección de personal de la empresa, y de ser procedente, con el proceso de vinculación.

 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

7.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

7.3 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

7.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

7.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.7 Otorgamiento o no autorización sobre la recolección de datos de carácter sensible.

 

8. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL.

La Gerencia de L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.   será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 7 de la presente política, a excepción del descrito en su literal 7.4.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al Correo Electrónico: contacto@leuw-cia.com, a través del formulario de contacto en www.leuw-cia.com,  página web: www.leuw-cia.com; o al teléfono: (+57)-320-797-3506.

8.1 Consultas: L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.   debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.

8.2 Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.  el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

- El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:00 a m a 5:00 p.m al Correo Electrónico contacto@leuw-cia.com, llamar a la línea telefónica (+57)-316-478-4782 en Colombia, o radicarla en formulario de contacto de la siguiente página  www.leuw-cia.com .

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolver/o, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

- El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

8.3 Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

 

9. DEBERES DE L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.:

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

DEBERES RESPECTO DE LOS TITULARES:

9.1 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

9.2 Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

9.3 Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

9.4 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

9.5 Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

9.6 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9.7 Actualizar la información cuando sea necesario.

9.8 Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:

9.9 Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.

9.10 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

10. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

L.E. URIBE WILLS & CIA.S. EN C. COMANDITA SIMPLE sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.  tiene la obligación de conservar los datos personales el Gerente o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.

L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. y los Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.    

 

11 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL.

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.  solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

 

12. AVISO DE PRIVACIDAD.

 En el evento en el que L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.  no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad cuyo contenido se describe en el artículo 4 de este documento, “DEFINICIONES”, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio

 

13. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.   procederá a publicar un aviso en su página web oficial  www.leuw-cia.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S.

 

14 MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, L.E. URIBE WILLS & CIA. S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. (Ver “MEDIDAS DE SEGURIDAD”).